Arkevia : guide complet du coffre-fort numérique RH

Qu’est-ce qu’Arkevia ? Le coffre-fort numérique RH expliqué

Vous avez reçu un mail de votre employeur avec un lien vers « myarkevia.com » et vous vous demandez de quoi il s’agit ? Pas de panique. Arkevia est un coffre-fort numérique spécialisé dans les documents RH, à l’instar d’autres plateformes comme MyPeopleDoc. Concrètement, c’est une plateforme sécurisée qui vous permet de recevoir, stocker et gérer l’ensemble de vos documents importants liés à votre vie professionnelle : bulletins de paie, contrats de travail, avenants, certificats de travail, etc.

Lancée il y a plusieurs années, la solution est aujourd’hui adoptée par des centaines d’entreprises en France. L’objectif : remplacer les archives papier par un espace numérique accessible 24h/24, 7j/7, depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Fini le classeur qui déborde et les chemises égarées !

Définition et origine d’Arkevia

Développé par une société française, Arkevia se positionne comme un service de coffre-fort numérique RH. Il est souvent proposé par l’employeur dans le cadre d’une démarche de dématérialisation des bulletins de paie. La convention de mise à disposition signée entre l’entreprise et le salarié définit les conditions d’utilisation. Depuis sa création, la plateforme a su évoluer pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité.

Quels documents peut-on y conserver ?

Vous pouvez y conserver vos bulletins de paie bien sûr, mais aussi :

• vos contrats de travail et avenants ;
• vos certificats de travail et attestations Pôle emploi ;
• vos relevés d’heures ou de congés ;
• vos documents de fin de contrat.

Certains employeurs y ajoutent aussi des documents internes (notes de service, procédures). En résumé, tout ce qui touche à votre vie professionnelle peut y trouver sa place de manière sécurisée.

Comment créer et activer son compte Arkevia ?

Pour profiter du service, vous devez d’abord activer votre espace personnel. Généralement, votre employeur vous transmet un courrier électronique ou un document papier contenant vos identifiants de connexion provisoires.

Conditions préalables (matricule, code secret fourni par l’employeur)

Avant toute inscription, vérifiez que vous disposez des éléments suivants :

• votre matricule (numéro interne) ou votre numéro de sécurité sociale ;
• un code d’activation unique (souvent appelé « code secret ») fourni par votre service RH.

Si vous ne les avez pas reçus, contactez votre employeur. L’inscription ne peut se faire sans ces informations.

Procédure d’inscription et d’activation pas à pas

1. Rendez-vous sur myarkevia.com (la page de connexion officielle).
2. Cliquez sur « Activer mon compte » ou « Première connexion ».
3. Saisissez votre matricule et le code secret transmis par l’entreprise.
4. Créez votre mot de passe personnel (pensez à un mot de passe fort, mélange de lettres, chiffres et caractères spéciaux).
5. Validez votre adresse email – elle servira d’identifiant pour les connexions futures.
6. Une fois l’activation confirmée, vous accédez immédiatement à votre espace personnel.

Astuce : notez votre mot de passe dans un gestionnaire dédié. Vous aurez besoin de vous connecter régulièrement pour consulter vos documents.

Connexion à son espace personnel Arkevia

Une fois le compte activé, la connexion se fait en un clin d’œil. Mais il arrive que l’on perde son mot de passe ou que l’on bloque sur la page de connexion. Voici comment procéder.

Accès via myarkevia.com (adresse email et mot de passe)

Rendez-vous sur la page de connexion. Saisissez votre adresse email (celle que vous avez renseignée lors de l’activation) et votre mot de passe. Cliquez sur « Connexion ». Si tout est correct, vous accédez directement à votre tableau de bord. Simple, non ?

Que faire en cas de mot de passe oublié ou d’identifiant perdu ?

Pas de panique. Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Vous recevrez un email à l’adresse connue du service avec un lien de réinitialisation. Vérifiez vos spams si vous ne trouvez pas le message. Si vous avez oublié votre identifiant, sachez que c’est votre adresse email – si vous ne vous en souvenez pas, contactez votre service RH. En dernier recours, le support technique d’Arkevia peut vous aider après validation de votre identité.

Fonctionnalités principales de la plateforme

Arkevia ne se contente pas d’afficher vos bulletins de paie. Il propose toute une gamme d’outils pour faciliter la gestion de vos documents.

Stockage, classement et partage sécurisé des documents

Les documents sont automatiquement classés par année et par type. Vous pouvez les trier, les rechercher par mots-clés, et les télécharger au format PDF. Le partage est aussi possible : vous pouvez envoyer un document à un tiers (banque, notaire, futur employeur) via un lien sécurisé et temporaire. Cela évite d’envoyer des fichiers sensibles par email non chiffré.

Export PDF, notifications et accès multi-supports

Chaque document est disponible en PDF. Vous pouvez l’exporter localement pour constituer une sauvegarde personnelle. Les notifications email vous alertent lorsqu’un nouveau bulletin de paie ou un nouveau document est mis à disposition. Et bien sûr, tout est accessible depuis n’importe quel appareil connecté – pratique quand on est en déplacement.

Sécurité, conservation et conformité RGPD

La sécurité est au cœur du service. Arkevia respecte les normes les plus strictes en matière de protection des données.

Cryptage, hébergement en France et durée de conservation (50 ans)

Toutes les données sont cryptées lors du transport et du stockage. Les serveurs sont hébergés en France, à l’instar de MyCecurity, ce qui garantit le respect du RGPD. Côté conservation, vos documents sont gardés pendant 50 ans (ou jusqu’à vos 75 ans). Même après avoir quitté votre entreprise, vous conservez l’accès à votre compte – plus question de perdre des bulletins de paie anciens.

Accès après départ de l’employeur : compte toujours actif

Un point important : si vous changez d’employeur, votre compte Arkevia reste actif. Vous continuez à accéder à tous vos documents passés. Si votre nouvel employeur utilise aussi Arkevia, les documents seront centralisés dans le même espace. Une gestion simple et transparente pour le salarié.

Problèmes techniques et support

Même avec une plateforme fiable, des petits soucis peuvent survenir. Voici comment les résoudre rapidement.

Solutions pour les erreurs de connexion (cache, navigateur, extensions)

Si la page de connexion ne s’affiche pas correctement ou si un message d’erreur apparaît, essayez ces astuces :

• Videz le cache et les cookies de votre navigateur.
• Testez avec un autre navigateur (Chrome, Firefox, Edge).
• Désactivez temporairement les extensions de sécurité ou les bloqueurs de publicité.
• Vérifiez que votre connexion internet est stable.

Dans la plupart des cas, ces petites actions suffisent à rétablir l’accès.

Contacter le support ou les ressources humaines

Si le problème persiste, deux options : votre service RH (qui peut réinitialiser votre accès) ou le support technique d’Arkevia (accessible depuis la page d’aide du site). Préparez votre matricule et une capture d’écran de l’erreur si possible. Le délai de réponse est généralement rapide – comptez quelques heures ouvrées.

En conclusion, Arkevia simplifie la vie des salariés et des entreprises en centralisant les documents RH dans un coffre-fort numérique sécurisé, accessible à tout moment. Que vous soyez en poste ou parti depuis longtemps, vos bulletins de paie et autres documents importants restent à portée de clic. N’hésitez pas à explorer les fonctionnalités de la plateforme (partage, notifications, export) pour en tirer le meilleur parti.